PENGENDALIAN ATAS PERSEDIAAN / INVENTORY

Pengendalian atas persediaan harus segera dimulai saat persediaan diterima. Laporan Penerimaan harus dilengkapi oleh departemen penerimaan perusahaan sebagai akuntabilitas awal atas persediaan. Untuk memastikan persediaan yang diterima adalah barang yang dipesan, laporan penerimaan harus sesuai dengan pesanan pembelian barang yang dikeluarkan perusahaan. Pesanan pembelian memberi wewenang atas pembelian suatu barang dari pemasok. Begitu pula, harga persediaan yang dipesan, seperti yang ditunjukkan  dalam pesanan pembelian, harus dibandingkan dengan harga yang ditagihkan pemasok ke perusahaan, seperti ditunjukkan dalam faktur pemasok. Setelaj laporan penerimaan,pesanan pembelian, dan faktur pemasok dicocokkan, perusahaan harus melaporkan persediaan dan utang usaha terkait di catatan akuntansi 

Pengendalian untuk melindungi persediaan meliputi mengembangkan dan menggunakan tindakan keamanan untuk mencegah kerusakan persediaan atau pencurian oleh pelanggan atau karyawan. Sebagi contoh, persediaan harus disimpan dalam sebuah gudang atau arealain dengan akses terbatas hanya pada karyawan yangtelah diberi kuasa. Saat berbelanja, Anda mungkin memperhatikan bagaimana toko ritel melindungi persediaan dari pencurian oleh pengunjung. Toko ritel kerap menggunakan alat, seperti cermin dua arah, kamera dan penjaga keamanan. Barang berharga kerap dipajang dalam lemari terkunci. Toko akaian ritel kerap menempatkan keping alarm produk plastik pada barang berharga seperti jaket kulit. Sensor di pintu keluar menimbulkan suara alarm jika keping belum dilepas oleh kasir.Pengendalian ini dirancang untuk mencegahpencurian oleh pengunjung toko. 

Menggunakan sistem persediaan perpetual untuk perusahaan dagang juga menghasilakan alat pengendalian yang efektif atas persediaan. Informasi mengenai jumlah setiap jenis barang selalu tersedia dalam buku besar pembantu persediaan. Di samoing itu,buku besar pembantu dapat menjadi alat bantu untuk menjaga kuantitas persediaan pada tingkat tertentu. Sering kali,membandingkan saldo tingkat persediaan maksimum dan minimum yang telah ditentukan sebelumnyamemungkinkan pemesanan kembali tepat pada waktunya dan mencegahpemesanan kembali dalam jumlah yang berlebihan. 

Untuk memastikan keakuratan jumlah persediaan yang dilaporkan dalam laporan keuangna,sebuah perusahaan dagang perlu melakukan penghitungan fisik persediaan (physical inventory), yaiut menghitung persediaan secara fisik. Pada sistem persediaan perpetual, hasil penghitungan fisik dibandingkan dengan catatan persediaam untuk menghitungjumlah persediaan yang hilang atau rusak. Jika persediaan yang hilang jumlahnya tidak normal, makan manajemen dapat menyelidiki lebih jauh dan melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan. Mengetahui bahwapenghitungan fisik akan dilaksanakan juga membantu mencegah pencurian karyawan atau penyalahgunaan persediaan.

Biasanya Perusahaan melakukan pernghitungan fisik saat tingkat persediaan paling randah. Sebagai contoh, kebanyajan peritel melakukan penghitungan fisik pada akhir Januari atau awal Februari, yaitu setelah penjualan musim liburan akhir tahun dan sebelum memesan kembali persediaan untuk musim berikutnya.