PERAN PENYELIA DALAM MANAJEMEN

Penyelia adalah bagian penting dari tim manajemen yang memberikan arah dan kepemimpinan dalam suatu organisasi

Mengapa Manajemen begitu penting?

Manajemen adalah suatu jabatan yang unik. Manajemen diartikan sebagai proses mengadakan, mengatur dan memanfaatkan berbagai sumber daya penting guna mencapai tujuan suatu organisasi. Salah satu sumber daya penting guna mencapai tujuan suatu organisasi. Salah satu sumber daya terpenting dari suatu organisasi adalah karyawan. Para manajer menghabiskan sebagian besar waktunya untuk merencanakan, mengorganisir, menyusun staf, mengaktifkan dan mengendalikan pekerjaan dari sumber daya manusia ini. Perbedaan yang nyata antara manajer dengan karyawanadalah bahwa manajer mengarahkan pekerjaan orang lain, bukan melakukannya sendiri.

Apakah semua manajer sama?

Tidak. Manajer dan pekerjaan yang dilakukannya, berbeda-beda sesuai dengan jenjang hierarki mereka dalam organisasi. Manajer yang beradadi puncak organisasi adalah para eksekutif. Eksekutif adalah orang-orang  yang mengepalai dan bertanggung jawab atas sekelompok manajer lain. Eksekutiflah yang menyusun rencana secara garis besar, tujuan dan kebijakan umum. Mereka memotivasi, mengarahkan dan mengendalikan para manajer bawahannya.

Manajer madya bertugas merencanakan, memprakarsai, dan melaksanakan program program yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan yang lebih luas yang ditetapkan oleh eksekutif. Mereka memberi motivasi, mengarahkan  dan mengendalikan para penyelia (dan manajer-manajer lainnya serta para karyawan) yang merupakan bawahan mereka.

Penyelia adalah manajer yang umumnya berada di bawah koordinasi manajer menengah. Penyelialah yang memikul tanggung jawab pelaksanaan. Mereka harus mengupayakan agar para petugas pelaksana dapat melaksanakan rencana dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh para eksekutif dan manajer menengah. Penyelia merencanakan, memotivasi, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan karyawan non manajerial padatingkat operasional dari organisasi.

Kemampuan yang di perlukan

Penyelia harus melandasi kerja menajerialnya dengan kemampuan teknis maupun hubungan antar manusia yang berskala luas.

Bagaimanan seseorang dapat menjadi penyelia?

Tiga di antara empat orang penyelia berhasil menduduki jabatannya karena promosi di organisasinya. Pada umumnya mereka adalah  karyawan yang sudah lama mengabdi di perusahaan yang bersangkutan. Mereka adalah karyawan yang memiliki pengalaman lebih banyak, peran memegang berbagai jabatan di organisasinya dan memiliki latar belakang pendidikan lebih tinggi dibanding para karyawan yang dipimpinnya.biasanya tampak jelas bahwa para penyelia dipilih di antar karyawan-karyawan terbaik dan paling berpengalaman dalam suatu organisasi. 

PENGENDALIAN INTERN

Undang-undang di bidang keuangan Negara membawa implikasi perlunya system pengelolaan keuangan Negara yang lebih akuntabel dan transparan. Hal ini baru dapat dicapai jika seluruh tingkat pimpinan menyelenggarakan kegiatan pengendalian atas keseluruhan kegiatan di instansi masing-masing. Dengan demikian  maka penyelenggaraan kegiatan pada suatu instansi pemerintah, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, sampai dengan pertanggung jawaban, harus dilaksanakan secara tertib, terkendali, serta efisien dan efektif. Untuk itu di butuhkan suatu system yang dapat memberi keyakinan memadai bahwa penyelenggaraan kegiatan pada suatu instansi pemerintah dapat mencapai tujuannya secara efisien dan efektif, melaporkan pengelolaan keuangan Negara secara andal, mengamankan asset Negara, mendorong ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. System ini dikenal sebagai Sistem Pengendalian Intern yang dalam penerapannya harus memperhatikan rasa keadilan dan kepatutan serta mempertimbangkan ukuran, kompleksitas, dan sifat dari tugas dan fungsi Instansi Pemerintah tersebut.

Sistem pengendalian intern dalam peraturan pemerintah ini dilandasi pada pemikiran bahwa sistem pengendalian intern melekat sepanjang kegiatan, dipengaruhi oleh sumber daya manusia, serta hanya memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak. Berdasarkan pemikiran tersebut , dikembangkan unsur sistem pengendalian intern yang berfungsi sebagai pedoman penyelenggaraan dan tolok ukur pengujian efektivitas penyelenggaraan sistem pengendakuan intern perlu mempertimbangkan aspek biaya-manfaat (cost and benefit), sumber daya manusia, kejelasan criteria pengukuran efektivitas, dan perkembangan teknologi informasi serta dilakukan secara komprehensif.

Unsur pengendalian intern dalam Peraturan Pemerintah ini mengacu pada unsur Sistem Pengendalian Intern yang telah dipraktikkan di lingkungan pemerintahan di berbagai Negara, yang meliputi : 

1. lingkungan pengendalian, pimpinan instansi pemerintah dan seluruh pegawai harus menciptakan dan memelihara lingkungan dalam keseluruhan organisasi yang menimbulkan perilaku positif dan mendukung terhadap pengendalian intern dan manajemen yang sehat. 
2. Penilaian resiko, pengendalian intern harus memberikan penilaian atas resiko yang dihadapi unit organisasi baik dari luar maupun dari dalam.
3. Kegiatan pengendalian, kegiatan pengendalian membantu memastikan bahwa arahan pimpinan instansi pemerintah dilaksanakan. Kegiatan pengendalian harus efisien dan efektif dalam pencapaian tujuan organisasi. 
4. Informasi dan komunikasi, informasi harus dicatat dan dilaporkan kepadapimpinan instansi pemerintah dan pihak lain yang ditentukan. Informasi disajikan dalam suatu bentuk dan sarana tertentu serta tepat waktu sehingga memungkinkan pimpinan instansi pemerintah melaksanakan pengendalian dan tanggung jawabnya.
5. Pemantauan, pemantauan harus dapat menilai kualitas kinerja dari waktu ke waktu dan memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya dapat segera ditindaklanjuti.

Menurut Mulyadi (2008) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalam data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi system pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsure-unsur yang membentuk system tersebut. Dengan demikian, pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan computer.

Tujuan sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2008), yaitu:

1. Menjaga kekayaan organisasi 
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 
3. Mendorong efisiensi 
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

System wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat system yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Sebagai contoh, formulit merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya dalam organisasi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di lain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai daras untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keadalannya (reliability) yang tinggi. Dengan demikian system otorisasi akan menjamin dihasilkanya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.

PENGENDALIAN ATAS PERSEDIAAN / INVENTORY

Pengendalian atas persediaan harus segera dimulai saat persediaan diterima. Laporan Penerimaan harus dilengkapi oleh departemen penerimaan perusahaan sebagai akuntabilitas awal atas persediaan. Untuk memastikan persediaan yang diterima adalah barang yang dipesan, laporan penerimaan harus sesuai dengan pesanan pembelian barang yang dikeluarkan perusahaan. Pesanan pembelian memberi wewenang atas pembelian suatu barang dari pemasok. Begitu pula, harga persediaan yang dipesan, seperti yang ditunjukkan  dalam pesanan pembelian, harus dibandingkan dengan harga yang ditagihkan pemasok ke perusahaan, seperti ditunjukkan dalam faktur pemasok. Setelaj laporan penerimaan,pesanan pembelian, dan faktur pemasok dicocokkan, perusahaan harus melaporkan persediaan dan utang usaha terkait di catatan akuntansi 

Pengendalian untuk melindungi persediaan meliputi mengembangkan dan menggunakan tindakan keamanan untuk mencegah kerusakan persediaan atau pencurian oleh pelanggan atau karyawan. Sebagi contoh, persediaan harus disimpan dalam sebuah gudang atau arealain dengan akses terbatas hanya pada karyawan yangtelah diberi kuasa. Saat berbelanja, Anda mungkin memperhatikan bagaimana toko ritel melindungi persediaan dari pencurian oleh pengunjung. Toko ritel kerap menggunakan alat, seperti cermin dua arah, kamera dan penjaga keamanan. Barang berharga kerap dipajang dalam lemari terkunci. Toko akaian ritel kerap menempatkan keping alarm produk plastik pada barang berharga seperti jaket kulit. Sensor di pintu keluar menimbulkan suara alarm jika keping belum dilepas oleh kasir.Pengendalian ini dirancang untuk mencegahpencurian oleh pengunjung toko. 

Menggunakan sistem persediaan perpetual untuk perusahaan dagang juga menghasilakan alat pengendalian yang efektif atas persediaan. Informasi mengenai jumlah setiap jenis barang selalu tersedia dalam buku besar pembantu persediaan. Di samoing itu,buku besar pembantu dapat menjadi alat bantu untuk menjaga kuantitas persediaan pada tingkat tertentu. Sering kali,membandingkan saldo tingkat persediaan maksimum dan minimum yang telah ditentukan sebelumnyamemungkinkan pemesanan kembali tepat pada waktunya dan mencegahpemesanan kembali dalam jumlah yang berlebihan. 

Untuk memastikan keakuratan jumlah persediaan yang dilaporkan dalam laporan keuangna,sebuah perusahaan dagang perlu melakukan penghitungan fisik persediaan (physical inventory), yaiut menghitung persediaan secara fisik. Pada sistem persediaan perpetual, hasil penghitungan fisik dibandingkan dengan catatan persediaam untuk menghitungjumlah persediaan yang hilang atau rusak. Jika persediaan yang hilang jumlahnya tidak normal, makan manajemen dapat menyelidiki lebih jauh dan melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan. Mengetahui bahwapenghitungan fisik akan dilaksanakan juga membantu mencegah pencurian karyawan atau penyalahgunaan persediaan.

Biasanya Perusahaan melakukan pernghitungan fisik saat tingkat persediaan paling randah. Sebagai contoh, kebanyajan peritel melakukan penghitungan fisik pada akhir Januari atau awal Februari, yaitu setelah penjualan musim liburan akhir tahun dan sebelum memesan kembali persediaan untuk musim berikutnya.

PIUTANG - ACCOUNT RECEIVABLE -

Banyak perusahaan melakukan penjualan secar kredit agar dapat menjual leboih banyak barang atau jasa. Piutan gyang dihasilkan dari penjualan semacam itu biasanya diklasifikasikan sebagai piutang usaha atau wesel tagih (notes receivable).Istilah Piutang (receivable) mencakup seluruh uang yang diklaim terhadap entitas lain, termasuk perorangan, perusahaan, dan organisasi lain. piutang-piutang ini biasanya merupakan bagian yang signifikan dari total aset lancar.

Transaksi paling umum yang menghasilkan piutang adalah penjualan barang atau jasa kredit. Piutang dicatt sebagi debit pada akun Piutang Usaha(account receivable).Piutang semacam ini biasanya diharapkan dapat ditagih dalm waktu dekat, misalnya 30 atau 60 hari. Piutang ini digolongkan sebagai aset lancar di neraca.

Wesel tagih (notes receivable) adalah pernyataan jumlah utang pelanggan dalam bentuk tertulis yang formal. Selama diharapkan dapat ditagih dalam waktu setahun, wesel tagih biasanya digolongkan sebagai asset lancardi neraca.

Wesel Tagih sering kali digunakan untuk periode krdit lebih dari 60 hari. Sebagai contoh, sebuah diler perabotan mungkin saja meminta uang muka pada saat penjualan dan menerima satu atau serangkaian wesel tagih untuk pembayaran sisanya. Pengaturan semacam ini biasanya memnungkinkan pembayaran dilakukan secara bulanan. Sebagai contoh, jika Anda membeli perabotan secara kresit, ANda mungkin menandatangani surat formal. Dari sudut pandang Anda, surat tersebut adalah wesel bayar (notes payable), sementara dari sudut pandang kreditor, surat tersebut merupakan wesel tagih.

Wesel tagih dapat digunakak untuk melunasipiutang pelanggan. Wesel tagih dan piutang usaha yang dihasilkan dari transaksi penjualan kadang disebut Piutang dagang (trade receivables).

LAPORAN KEUANGAN (FINANCIAL STATEMENTS)

Laporan Akuntansi yang menyediakan informasi di sebut Laporan Keuangan (financial statements). Urutan laporan keuangan biasanya disiapkan dan karakteristik data yang di sajikan dalam setiap laporan adalah sebagai berikut:

1. Laporan Laba Rugi (Income Statements) 

    Ringkasan dari pendapatan dan beban untuk suatu periode waktu tertentu, seperti stu bulan atau satu tahun. Laporan Laba Rugi menyajikan pendapatan dan beban untuk suatu periode waktu tertentu berdasarkan Konsep Penandingan (matching concept), yang disebut juga konsep pengaitan atau pemadanan, antara pendapatan dan beban yang terkait. Konsep ini diterapkan dengan memadankan beban dan pendapatan yang dihasilkan dalam periode terjadinya bebean tersebut. Laporan Laba Rugi juga menyajikan selisih lebih pendapatan terhadap beban yang terjadi. Jika pendapatan lebih besar dari pada beban, selisihnya disebut Laba bersih (net incom atau net profit). jika beban melebihi pendapatan, selisihnya disebut rugi bersih (net loss). 

2. Laporan Ekuitas Pemilik (statements of owner's equity) 

    Ringkasan perubahan dalam ekuitas pemilik yang terjadi selama periode waktu tertentu, seperti satu bulan atau satu tahun. Laporan ekuitas pemilik menyajikan perubahan dalam ekuitas pemilik untuk suatu waktu tertentu. Lapotan ini dibuat setelah laporan laba rugi karena laba bersih atau rugi bersih periode harus dilaporkan di laporan ini. Begitu pulsa halnya, laporan ini disiapkan sebelum neraca, karena jumlah ekuitas pemilik pada akhir periode harus di laporkan di neraca. karena itu, laporan ekuitas pemilik sering dilihat sebagai penghubung antara laporan laba rugi dan neraca. 

3. Neraca (Balance Sheet)
    Dafta aset, kewajiban, dan ekuitas pemilik pada waktu tertentu, biasanya pada tanggal terakhir dari bulan atau tahun tertentu.

4. Laporan Arus Kas  (Statements of cash flow)

    Ringkasan dari penerimaan dan pembayaran kas untuk periode waktu tertentu , seperti satu bulan atau satu tahun. Laporan arus kas terdiri dari tiga bagian, yaitu : (1) aktivitas operasi, (2) aktivitas investasi, (3) aktivitas pendanaan. setiap aktivitas memiliki penjelasannya masing-masing, yaiut:

• Arus kas dari Aktivitas Operasi --- >  bagian ini melaporkan ringkasanpenerimaan dan pembayaran kasa dari aktivitas operasi. Arus kas bersih dari aktivitas operasi biasanya akan berbeda dari jumlah laba bersih dalam suatu periode. Perbedaan ini terjadi karena pendapatan dan beban belum dicatat padasaat yang sama dengan saat kas diterima dari pelanggan atau dibayarkan ke kreditor 
• Arus kas dari Aktivitas Investasi ---> bagian ini melaporkan transaksi kas untuk pembelian dan penjualan dari aset yang sifatnya permanen (bianya di sebut aset tetap), yang mencakup tanah, gedung, fasilitas pabrik, dan peraboan kantor.
• Arus kas dari Aktivitas Pendanaan --->  bagian ini melaporkan transaksi kas yang berhubungan dengan investasi kas oleh pemilik,peminjaman, dan penarikan kas oleh pemilik. 

PERANAN AKUNTANSI DALAM BISNIS

Apakah peranan akuntansi dalam bisnis? jawabannya yang paling sederhana adalah akuntansi memberikan informasi untuk digunakan oleh manajer dalam menjalankan operasi perusahaan. Akuntansi juga memberikan informasi untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan dalam menilai kinerja dan kondisi ekonomi perusahaan. 

Secara umum, akuntansi (accounting) dapat diartikan sebagai sistem informasi yang menyediakan laporan untuk para pemangku kepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisiperusahaan. Seperti telah disebutkan sebelumnya, kita kan menitikberatkan pembahasan pada akuntansi dan perannanya dalam bisnis. 

Akuntansi menyediakan informasi bagi para pemangku kepentingan dalam perusahaan melalui proses sebagai berikut:

1. mengidentifikansi pemangku kepentingan
2. menolai kebutuhan pemangku kepentingan
3. merancang sistem informasi akuntasi untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan 
4. mencatat data ekonomi mengenai aktivitas dan peristiwa perusahaan
5. menyiapkan laporan akuntasi bagi para pemangku kepentingan